成大行政助理事項

基本上公家機關免不了有一大堆文件要簽核，所以有著各式各樣的表格要撰寫還要有蓋上橡皮圖章，雖然成大在這部分已經有在為電子公文做出努力，不過在我眼裡看起來還不太足夠。

Anyway, 如果你像我一樣是研究助理兼任行政助理，為了稍稍減緩行政工作的壓力，以壓榨出更多時間來進行研究，這邊有一套我寫的自動打卡系統，分為上班跟下班，請至我的Git repository用Git下載或是用該網頁進行snapshot的下載。其原理為使用Sikuli script去比對成大線上簽到退系統中的圖片並進行登入打卡。那除了需安裝Sikuli外，還必須去windows schedule management中設定自動執行的時間。剩下細節的部分，作為研究助理就自行研究吧，又或者是研究完了之後幫我補上。

專任助理，指的就是身份不是學生，一般薪水會比較高。

其身份一定要是大學生、碩士、或者是博士，也就是領有學生證，有學號的。要申請聘案，必須要先確定其健檢報告。學生們剛入學時一定會有新生體檢要做，一般是在每年的7月開始。(非第一次申請的話請按非第一次申請往下跳)

如果是第一次申請聘案的話一定要有：

• 健檢影本
  • 如學生已在成大做完體檢但體檢報告遺失或不在身邊，可至成大醫院申請補發，一張30元。
• 體(健)檢資料蒐集同意書。(環安衛中心 - 實驗室安全衛生管理)
• 健檢身心問卷。(環安衛中心 - 實驗室安全衛生管理)
• 扶養親屬表。(出納組 - 常用表格)

並且，必須在人事聘案系統擁有帳號。對已經確認其學號的學生而言，帳號就是學號，密碼則是其選課成功入口密碼。而對於原本非本校學生而是碩博才考進來的學生，則必須在人事聘案系統中用電子郵件信箱註冊帳號候登入並將真正的姓名跟身分證字號輸入到系統之中。待之後學校建立學號帳號後，兩者會自行合併。

以上是第一次申請聘案之注意事項或者是額外檢附項目，接著須檢附項目就跟非第一次申請聘案者一樣。

以成功入口帳號登入人事聘案系統，在左邊選擇新工作申請。接著輸入兼任計畫案號(請參閱計劃案)並由系統帶出計畫案之後，輸入經費項目(兼任助理工作酬金)、身分別、聘期起迄、月支酬勞，工作性質本實驗室一向都是選非特殊危害之工作。如果起聘日期早於申請日期的話還須填寫延遲申請原因，通常都是寫因計畫核定較晚

與產學合作不同的是，在教授們申請通過教育部或科技部的計畫之後，通常是會有校外公文來函，基本上只需要簡單處理一下簡簽就可以了。不會有簽約的動作。

跟業界合作之計畫案需要簽約，通常是雙方談妥後，先由業界那邊提供計畫契約書，並蓋上公司的大小章。接著拿道成大後需要上簽呈最後由校長蓋章。首先簽呈上面需要加會研究發展處，而且如果該簽呈同時需要提供第一期款收據的話，還需要加會主計室及出納組。以下將提供之前與工研院之簽約時所上的簽呈範例：

主旨：工業技術研究院委託本校電腦與通信工程研究所陳中和教
      授執行「支援異質系統架構(HSA)之Unified Shader GPU
      架構設計」，依雙方契約書所載(無須備函)，請准予用印。
說明：
  一、請開立本計畫研究經費第一期款新台幣XX萬元整收據一紙

而一旦計畫案通過後，下一步就是要請錢到學校系統裡面。基本上不管是科技部、教育部、還是工研院都會需要預開收據，如果你已經在上簽公文中註明需要預開收據的話通常公文核過的同時可以直接去出納組獲得收據。否則請至該網站申請。重要申請欄位如以下說明：

拿到預開收據申請單、蓋完章並成功獲得收據之後，需要把他寄回補助單位，他才會匯錢給學校。另外請注意，該公文上面留有收據號碼之後要用到，故請保存良好。

而一旦錢匯進學校之後，接著就需要辦理進帳通知，請至成大進帳系統中辦理。該系統中會需要你輸入收據號碼，該號碼請由前一段中由預開收據系統申請的公文裡查詢(至出納組開收據的同時負責人會把號碼寫在該預開收據申請單上面)

請參考學校網頁

1. 如有自籌款(須事先申請好自籌款跑好公文)需四張請購單，且須附上支出科目分攤表(第12個)
2. 請購單:
   1. 對合作對象: 經費管理系統→請購作業→黏貼憑證，輸入請購單號(申請會核單時產生的)
   2. 對學校:
   3. 對學院:
   4. 對系:
3. 機具設備規格明細表: 下載後請廠商填寫email寄回
4. 招標案件會核單: 經費管理系統→請購作業→計劃案→1.請購單維護: 選會編，請購單別(EX:固定與無形資產)，財物分類(EX:機械設備)，請購方式(EX: 招標)，總價 = (廠商開出單項報價x數量)-學校自籌款(比例為設備費的20%) = 合作對象實出的錢。請記下請購單號。
5. 估價單: 請廠商提供，須正本(有公司大小章)

購買項目單價大於5000元須申請財產標籤

1. 如果該請購為須驗收之項目(如招標)，需要有驗收記錄表並請廠商蓋上大小章寄回
2. 拍出物品的正面、產地。另外也要拍出序號 (per item)
3. 至 經費管理系統→財產作業→財產增加單維護 中選出該採購的採購單號並把相關的序號、產地等資料輸入
4. 接著印出財產非消耗品增加三聯單。
   • 三聯單紙張為特殊格式，可至資產管理組索取。另紙張紅點須在右下角
5. 帶著請購單、三聯單、照片(驗收紀錄表)去找陳錫霖
6. 如需驗收，接著將所有東西帶到採購組安排驗收。如不需要，就將公文交到所辦即可

1. 無論如何，都要先請假，這樣才有差旅費可以申請。
   請假方式:
   1. 教職員: 請到成功大學行政e化系統(限用IE)(→差勤類→網路差假系統→出國申請作業→出國申請單)
   2. 學生: 請到成功大學常用表單下載國立成功大學「兼任」專案工作人員國內（國外）出差（公假）申請單)
2. 若交通工具包含外籍航空，需要先填好「因公出國搭乘外國籍航空班機申請書」，此文件可至成大主計室常用表單中下載。

1. 填寫差旅費報告表。
   填表方式:
   1. 教職員: 出差，請到成功大學行政e化系統(限用IE)(→差勤類→網路差假系統→出國申請作業→國外出差旅費報告表)填寫表格。
      表格填寫方式:
      1. 經費來源：請選定計畫案，會計編號請查詢???
      2. 交通費: 對照收據，將所有交通費加總起來，填在第一天就好。ex.出國啟程返程機票費用皆填在第一天的飛機欄位, 中途所有的車錢填在第一天的長途大眾陸運工具欄位。
      3. 生活費: 並非出差每日皆可申請生活費補助，若當日有會議或實習進行，得以申請完整日支數額，出發日及返回日若無會議進行，仍得以申請1/3的日支數額。
         生活費的日支數額請查詢國家定的公務員出差生活費標準。(請至行政院主計總處，從最新修訂的「中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日支數額表」找出抵達地對應的日支數額，若資料以美元表示，則乘上出發日當天美元匯率(銀行賣出美元的價格))
      4. 手續費: 如參加會議需要進行註冊等等，則可申請手續費，如果收據上的幣值不為台幣，請乘上出發日匯率(銀行賣出價格)以換算為台幣。
      5. 保險費: 請參照其他資料進行填寫，若不昂貴則可省略。
      6. 填寫完畢，請列印並存檔。
   2. 學生: ???
2. 將所有收據準備好，並到成大主計室常用表單下載「支出憑證粘存單-出國旅費用」。把有要申請差旅費的所有收據都黏上去，並附上如會議等之類的資料(註明參加者、進行天數)作為申請生活費的證明。
3. 若以上步驟皆準備好，把出差旅費報告表及以公文夾送至系辦讓他們幫忙處理。

填寫財物、非消耗品增加單時，請參考以下資料:

• 人事聘案系統
• 行政e化系統(限用IE)(新:可用chrome)
• 線上財物管理系統
• 免備文預開收據
• 成大進帳系統
• 網路請購系統(限用IE)(新:可用chrome)
• 成大消費品線上管理系統(登錄碳粉匣用)
• 經費管理系統
• 電機系教室借用系統
• 電資學院演講公告系統
• 政府共同契約採購系統